Cách bố trí lại văn phòng
Đọc đến phần này của cuốn sách, có lẽ bạn đã nắm được cách bố trí văn phòng khi muốn tạo ảnh hưởng quyền lực, giảnh quyền kiểm soát hoặc để tạo sự thoải mái và thân thiện. Sau đây là một ví dụ minh họa cho thấy cách bố trí lại văn phòng của một người nào đó có thể giúp giải quyết một số vấn đề về quan hệ giữa giám đốc và nhân viên.
John làm việc cho một công ty tài chính lớn. Anh ta được bổ nhiệm vào vị trí giám đốc và được cấp một văn phòng. Sau vài tháng nhậm chức, John nhận thấy các nhân viên khác không giao thiệp với mình. Mối quan hệ giữa anh ta và họ thường căng thẳng, đặc biệt khi họ ở trong văn phòng của anh ta. John khó bắt họ làm theo chỉ dẫn của mình, thậm chí, anh còn nghe họ nói xấu sau lưng. Quan sát tình trạng khó xử của John, chúng tôi thấy khi các nhân viên ở trong văn phòng của anh ta thì việc giao tiếp sẽ trở nên tệ hại nhất.
Vì mục đích của bài tập này, chúng ta sẽ bỏ qua kỹ năng quản lý của John mà chỉ tập trung vào các khía cạnh phi ngôn từ của vấn đề. Sau đây là phần tóm tắt những ghi nhận của chúng tôi về cách bố trí văn phòng của John:
1. Ghế của khách bị đặt ở vị trí cạnh tranh so với John.
2. Các bức tường trong văn phòng là những tấm thép kiên cố, ngoại trừ cửa sổ hướng ra ngoài và một bức vách ngăn bằng kính trong suốt. John có thể quan sát toàn cảnh văn phòng từ tấm kính này và những nhân viên còn lại cũng nhìn thấy anh ta từ đây. Việc nhân viên có thể nhìn thấy John làm giảm địa vị của anh ta và làm tăng quyền lực cho bất kỳ nhân viên cấp dưới nào đang ngồi ở ghế khách, bởi vì những nhân viên còn lại ngồi ngay sau ghế của khách và ở vào vị trí có địa vị kém hơn.
3. Bàn làm việc của John có phần trước chắc chăn, che kín phần dưới cơ thể của anh ta khiến nhân viên không quan sát được các điệu bộ bên dưới để đánh giá thái độ của John.
4. Ghế của khách được đặt ở vị trí xoay lưng ra cửa.
5. John thường ngồi ở tư thế hình cái ná, chân gác lên tay ghế hoặc thực hiện cả hai điệu bộ trên khi có mặt nhân viên cấp dưới trong văn phòng.
6. John ngồi trên ghế xoay có lưng tựa cao và có tay vịn. Ghế của khách có lưng tựa thấp, chân ghế cố định và không có tay vịn.
Cách bố trí văn phòng ban đầu của John.
Căn cứ theo quan điểm bố trí văn phòng mang tính thân thiện thì văn phòng của John là vả một rừng tai họa! Nó không có vẻ gì là thân thiện đối với bất cứ ai ghé vào cả. Cách bố trí lại sau đây đã khắc phục được điều này:
1. Đặt bàn làm việc của John ngay sau tấm vách ngăn bằng kính để văn phòng trông có vẻ rộng ra và cho phép khách vào phòng nhìn thấy anh ta. Theo cách bài trí này, cách vị khách bước vào sẽ gặp chính John chứ không phải bàn làm việc của anh ta.
2. Ghế của khách – “Vị trí ngồi dễ bị tổn thương được đặt ở góc giúp việc giao tiếp trở nên cởi mở hơn. Ngoài ra, góc ngồi này phần nào đóng vai trò là lá chắn, che chở cho những nhân viên cảm thấy bất an.
3. Tấm vách bằng kính được phủ một lớp hóa chất, cho phép John quan sát bên ngoài nhưng người khác lại không nhìn thấy bên trong. Điều này làm tăng địa vị của anh ta và tạo không khí riêng tư hơn bên trong văn phòng.
Cách bố trí tại văn phòng
4. Một cái bàn tròn thấp và ba cái ghế xoay giống nhau được đặt ở cuối phòng và tạo không khí thân mật cho những cuộc gặp gỡ.
5. Ở cách bố trí ban đầu, phần không gian trên mặt bàn làm việc của John chia nửa cho khách nhưng cách bố trí mới đã trả lại toàn bộ mặt bàn cho John.
6. John tập ngồi ở những tư thế mở, khéo léo dùng điệu bộ chắp tay hình tháp chuông và cố ý để lộ lòng bàn tay khi nói chuyện với người khác.
Kết quả ra sao? Quan hệ giám đốc-nhân viên đã cải thiện đáng kể. Một số nhân viên bắt đầu thấy John “dễ gần” và cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc với anh ta.
Tất cả những việc cần làm là để nâng cao địa vị, làm tăng quyền lực và sức ảnh hưởng đối với người khác là hãy để ý một chút đến ngôn ngữ phi lời nói trong văn phòng hoặc ở nhà bạn. Tiếc thay, đa số văn phòng của các nhà quản lý đều được bố trí như văn phòng ban đầu của John, bởi chúng đều do các kiến trúc sư chứ không phải những người hiểu rõ mối quan hệ tương tác giữa con người thiết kế. Người ta ít khi xét đến các dấu hiệu phi ngôn ngữ mang tính tiêu cực mà những người khác cảm nhận.
Hãy nghiên cứu cách bố trí nơi làm việc của bạn và sử dụng các thông tin ở trên để tạo ra những thay đổi tích cực cần thiết.